Lettera formale al preside: esempi e modelli

Il binomio tra giovani e istruzione, in Italia, è da sempre al centro di polemiche soprattutto per quanto riguarda tutte le difficoltà di comunicazione con chi dirige gli Istituti, ovvero con chi avrebbe il compito di adeguare il sistema alle reali esigenze dei ragazzi e dei loro genitori. Un rapporto spesso percepito in maniera sbagliata già dal principio, con una concezione delle dinamiche tra studenti e scuola basata su una sorta di antagonismo che non avrebbe ragione di esistere. In presenza di un problema in realtà, prima che le distanze si amplino troppo e che le incomprensioni si trasformino in conflitti irrecuperabili e autolesionisti, sarebbe auspicabile intervenire subito, proprio per risolvere sul nascere questi problemi di incomunicabilità. Quando emerge allora la necessità di comunicare un bisogno o di effettuare una richiesta, sia essa proveniente dalle famiglie dei ragazzi o dai ragazzi stessi, il modo migliore per recapitarla velocemente a destinazione è quello di scrivere. La lettera è infatti ancora oggi uno dei pochi strumenti comunicativi che consentono di creare un ponte tra scuola e famiglia.

• Il dirigente scolastico
• Impostazione lettera
• Contenuto lettera
• Se a scrivere è uno studente
• Se a scrivere è un genitore

Il dirigente scolastico

Il dirigente scolastico, detto anche preside, è un pubblico ufficiale il quale è posto al vertice di una struttura educativa, svolge diversi compiti relativi alle attività amministrative e didattiche. Per questo motivo è necessario padroneggiare in modo sicuro non solo la grammatica italiana, ma anche alcune regole riguardanti una corretta stesura delle comunicazioni scritte. Una buona lettera è sempre contraddistinta da un uso consapevole del linguaggio, anche per quanto riguarda il tono da adottare: esso può infatti risultare più o meno formale a seconda delle situazioni. Nel caso di una lettera rivolta a un dirigente scolastico, la formalità è d’obbligo.

Impostazione lettera

E’ consigliabile scrivere una lettera formale utilizzando il computer. Per scrivere una comunicazione al dirigente scolastico, è consigliato seguire queste impostazioni:

• Larghezza margini di 2,5-3 cm
• Interlinea 1 massimo 1,5
• Separare il corpo del testo in paragrafi
• Dimensione dei caratteri 12
• Scegliere font formali e facilmente leggibili come Arial, Verdana o Times New Roman
• Formato lettera A4

Una volta impostati tutti i parametri relativi al formato della lettera, è il momento di cominciare a scrivere. L’inizio della comunicazione, detto anche incipit, è costituito da alcuni contenuti standard:

• in alto a sinistra andranno indicati i riferimenti di chi scrive, inserendo sempre nome, cognome e un recapito
• Scendendo di due o tre righe, è poi necessario scrivere a partire dal margine destro le informazioni che riguardano il destinatario.
• Inserire Luogo e data a piè di pagina sul margine sinistro

Infine, prima di iniziare a scrivere il messaggio vero e proprio, è fondamentale indicare l’oggetto della lettera, che equivale a una sorta di titolo capace di esprimere in modo sintetico il contenuto della comunicazione.

Contenuto lettera

E’ possibile comunicare al dirigente scolastico un’ampia varietà di richieste, indipendentemente dal fatto di essere uno studente, ma anche un professore o un collaboratore.

All’inizio del corpo principale della lettera è quindi necessario fare riferimento alla posizione ricoperta all’interno dell’istituto, il ruolo di chi scrive permette infatti di modificare il tono complessivo del messaggio. Non è raro che il dirigente scolastico abbia svolto per anni la professione di insegnante, se a scrivere è un docente quindi, la formalità potrebbe essere decisamente inferiore rispetto a quella richiesta ad un alunno.

In ogni caso, se non si conosce personalmente il dirigente scolastico è sempre meglio utilizzare il Lei e prediligere un linguaggio non eccessivamente colloquiale. Nelle prime righe, sarà opportuno fornire alcune indicazioni utili per essere individuati facilmente, non solo nome e cognome dunque, ma anche un breve accenno alla posizione coperta nell’organigramma scolastico.

Se a scrivere è uno studente

Se a scrivere è uno studente, una buona idea può essere quella di far seguire al nome la classe di appartenenza. Nel caso a scrivere fosse poi uno studente che ricopre un qualche ruolo all’interno della classe, come per esempio il rappresentante di classe o il referente per qualche tipo di attività o iniziativa, è bene includere ciascuna di queste informazioni in modo da fare capire al dirigente scolastico la natura della richiesta e della comunicazione. In caso di lamentele come oggetto della lettera è sconsigliato descrivere nei dettagli, aneddoti o avvenimenti usando un linguaggio colorito se non rancoroso: il dirigente scolastico potrebbe reagire male e prendere provvedimenti anche seri, come per esempio una sospensione. E’ invece consigliabile che nella lettera in cui si segnala un problema, venga anche proposta una soluzione, non di rado il dirigente scolastico prende spunto dalle idee dei giovani alunni per migliorare i servizi scolastici.

Se a scrivere è un genitore

Se a scrivere è un genitore, le parole d’ordine da tenere a mente sono cordialità e chiarezza. Queste due regole valgono sia nel caso in cui si volessero sottolineare alcuni aspetti positivi dell’istituto che nel caso in cui si volessero invece fare delle critiche o delle richieste mirate. Avanzare richieste per conoscere meglio la natura di decisioni relative alla formazione del proprio figlio è un diritto inalienabile di ogni genitore, nonostante questo, molto spesso per via di rabbia o della frustrazione madri e padri rischiano di sfogare la propria ira sul personale scolastico. Il tono, come avviene in ogni lettera formale, dovrà invece essere sempre sobrio e rispettoso. Poi, ecco l’importanza della chiarezza, l’oggetto del contendere dovrà essere specificato sin da subito, possibilmente nella prima riga, per evitare di perdersi in chiacchiere inutili in una lettera formale. Ma è anche importante chi scrive la lettera. Nel caso dei genitori, il consiglio è sempre quello di farla scrivere ed inviare da uno dei genitori rappresentanti della classe del figlio, così da dare autorevolezza alla lettera che verrà poi letta dal dirigente scolastico con un piglio probabilmente diverso.