In ambito scolastico può essere molto utile saper fare una presentazione PowerPoint in maniera corretta ed efficace. Molti si sono cimentati in questo processo da autodidatti, continuando a tentare fino a raggiungere un buon livello.
Seguire una vera e propria guida è però il metodo migliore per creare delle basi solide e poter dar forma a progetti dall’aspetto professionale. Di seguito vi proponiamo, quindi, tutto ciò che dovreste sapere prima di dare il via alla creazione di un progetto PowerPoint fai da te.
Cos’è una presentazione PowerPoint
Dover realizzare una presentazione PowerPoint è un compito capitato un po’ a tutti, sia in ambito scolastico che lavorativo. Mostrare l’andamento di un progetto in slide o descrivere allo stesso modo, con un tocco di creatività, un periodo storico.
Le possibilità sono svariate e, considerando come tutto ciò faccia ancora parte della nostra vita, è bene spiegare nel dettaglio di cosa si tratti, così da far luce sulla questione anche per quelle generazioni che non si sono mai approcciate a tutto questo.
PowerPoint è un programma ben noto, che fa parte del pacchetto Office. Sfruttando questo sistema si possono generare delle presentazioni, con slide digitali atte a spiegare un determinato argomento.
Attraverso immagini, scritte, grafici e schemi si riesce a sintetizzare argomenti più ampi, con diapositive che all’occorrenza possono essere tanto trasmesse attraverso lo schermo di un computer, quanto proiettate su altri dispositivi. Il principale vantaggio è quello di riuscire a catturare l’attenzione del pubblico, soprattutto se vi si aggiunge un tocco personale, evitando un effetto eccessivamente datato e schematizzato.
Come usare PowerPoint
Scendiamo nel dettaglio e spieghiamo in che modo usare PowerPoint per creare la propria presentazione. Partiremo dalle basi, evitando di tralasciare i passaggi più scontati:
Nuova diapositiva: il primo passo non può che essere la creazione di una nuova diapositiva, ovvero una slide iniziale che dia il via al progetto digitale. In questo caso è possibile scegliere tra differenti formati, o "layout". Una selezione basata sulle necessità, avendo ad esempio slide di solo testo, ed altro con parte scritta e grafici o schemi.
Di slide possiamo crearne quante desideriamo, ma sarebbe il caso di individuare un numero approssimativo a inizio progetto, restandovi fedeli. Eccedere in lunghezza potrebbe cancellare del tutto o quasi l’attenzione del proprio pubblico.
L’inserimento di immagini, grafici o altri elementi dipende dal tipo di layout scelto, che può essere modificato in ogni momento. Vi è infatti una sezione apposita, di fianco a "nuova diapositiva". Selezionata la versione di slide preferita, con chance d’inserimento di vari elementi, oltre al semplice testo, basterà cliccare su Inserisci, selezionando esattamente cosa aggiungere alla propria presentazione.
Nulla è fisso in un progetto PowerPoint, che consente di plasmare a piacimento ogni elemento, come lo sfondo. Per farlo, ottenendo determinati colori o anche un’immagine adattata, occorre cliccare con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della slide. Perché ciò funzioni, però, il punto in questione dev’essere al di fuori dei contorni di qualsiasi elemento aggiunto. Selezionando poi "formato sfondo", si potranno effettuare i cambi desiderati.
Una volta completata del tutto una diapositiva, si potrà passare alla successiva, ricordando però che anche questo "salto" può essere sfruttato per rendere più intrigante il proprio lavoro. Si può infatti accettare una transizione semplice oppure optare per un effetto particolare tra quelli suggeriti. In questo modo il passaggio sarà meno diretto e caratterizzato da determinate soluzioni creative. Per farlo occorre recarsi nella sezione specifica, denominata "transizioni".
Questo livello di personalizzazione riguarda anche i singoli elementi che scegliamo di aggiungere. Non è detto, infatti, che siano tutti già ben disposti sulla pagina non appena questa appare. Al tempo stesso non è necessario che permangano per l’intera durata dello spazio dedicato a una data diapositiva. I contenuti possono apparire e sparire a piacimento, creando un movimento interno allo stesso foglio. Cliccando sulla sezione "animazioni", infatti, si può decidere quale contenuto animare.
Esercitarsi è l’unico modo per riuscire a padroneggiare questi elementi base di PowerPoint. L’attenzione maggiore dovrebbe essere riposta nelle transizioni e animazioni, che rappresentano l’elemento visivo più rilevante. Eccedere in tal senso potrebbe generare confusione. Non sfruttare a dovere queste possibilità, però, potrebbe rendere il progetto eccessivamente statico e "noioso". La pratica aiuta quindi a trovare la propria cifra stilistica.
Rendere efficace una presentazione PowerPoint
Aggiungere tutti gli elementi e suddividerli in un certo numero di slide non rappresenta la parte complessa di una presentazione PowerPoint. Renderla interessante ed efficace lo è.
Di seguito trovate un po’ di consigli utili su come impostare al meglio le proprie diapositive, così da tenere viva l’attenzione del pubblico, mettere in evidenza i messaggi più importanti trasmessi e non solo.
Il primo passo non ha nulla di digitale, per quanto sorprendente. Occorre prendere carta e penna e strutturare in maniera abbozzata la propria presentazione. Un canovaccio iniziale al quale fare costantemente riferimento per quella che è l’organizzazione basica del lavoro. Ciò aiuterà ad avere le idee chiare sul da farsi.
Le idee espresse saranno presentate in maniera più logica. Iniziare a lavorare direttamente su PowerPoint, infatti, può essere dispersivo, non aiutando ad avere un’immagine generale del progetto. Si passerà quindi dagli elementi cardine del testo, come in una qualunque relazione. Il secondo passo è invece la pianificazione della struttura delle slide, decidendo quindi un numero minimo, adducendo a ogni pagina una funzionalità specifica, a partire dall’introduzione all’analisi.
Per quanto vi sia spazio per il testo ed entrambi facciano parte del pacchetto Office, non si può in alcun modo utilizzare PowerPoint come fosse Word. Non si dovrà essere molto descrittivi, appesantendo ogni pagina. Ciò è fondamentale durante la presentazione in pubblico del progetto. Sarebbe preferibile optare per degli elenchi puntati, che aiutano ad avere un impatto più immediato, evitando lungaggini spesso superflue. L’intero processo non dovrebbe durare più di 20 minuti. Una regola da tenere bene a mente.
Rilevante anche il carattere del testo. Questo non dovrà essere predominante, come detto, ma ciò non vuol dire che non abbia importanza. Il font dev’essere scelto con cura, assicurandosi che sie leggibile. L’elemento creativo, in questo caso, non può in alcun modo inficiare la funzionalità del messaggio da trasmettere. Nell’ordine dei vari elementi della slide, tutto dev’essere in un certo equilibrio. Ciò vuol dire ragionare attentamente anche sulle dimensioni dei caratteri del testo, che non dovrà sovrastare il resto ma neanche soccombere visivamente a confronto.
Molto importante la personalizzazione del tema. Si vuole stare alla larga dalle versioni standard proposte. Si corre infatti il rischio di rendere il proprio lavoro elementare e basico, almeno in apparenza, svalutando il resto del progetto. Il problema di fondo è che i temi proposti sono fin troppo generici e in alcun modo aiuteranno la presentazione a distinguersi.
Un lavoro su PowerPoint alle elementari o medie può sfruttare quanto già offerto dal programma. Dal liceo al percorso di laurea, fino ad arrivare all’ambito lavorativo, però, si ha la necessità di aggiungere degli step e impegnarsi ulteriormente per evidenziare le proprie capacità.
La modifica del tema non è cosa complessa, anzi. Occorre cliccare su "progettazione", per poi raggiungere l’area "colori" e da lì creare nuove combinazioni personalizzate. Ciò riguarda tutto, dal testo agli sfondi, dai link alle intestazioni, e non solo.
Se per il tema si suggerisce di agire seguendo la propria creatività, il discorso cambia con i layout. In questo caso sfruttare i predefiniti consente di risparmiare tempo prezioso. Vi sarà modo di personalizzarli con gli inserimenti preferiti. Lo stesso dicasi per i modelli proposti dal programma.
Elemento cardine di una diapositiva è poi l’allineamento degli elementi interni. La cura di tale dettaglio è molto rilevante, considerando come l’impatto visivo sia la propria arma principale, essendo un vero e proprio biglietto da visita del lavoro svolto. Fare in modo, quindi, che l’allineamento risulti omogeneo. Ciò conferirà al lavoro un aspetto più professionale e meno amatoriale.
Si consiglia di allineare il testo nella parte sinistra o destra della pagina, evitando il centro perché generalmente è più complesso da leggere. Non si vuole correre il rischio di distrarre il pubblico, rendendo la sua esperienza più complessa. PowerPoint offre una mano all’utente, in quest’ordine di cose, facendo apparire delle linee guida durante il caricamento, così da rendere più facile l’allineamento e la spaziatura, in modo che siano omogenei in ogni diapositiva.
Importanti le transizioni, come detto in precedenza, ma occorre essere consci dell’obiettivo della propria presentazione. In ambito professionale la creatività ha uno spazio limitato, scontrandosi con la necessità di uno schema più rigoroso. In questo ambito, quindi, così come in quello universitario, si preferirà un’unica tipologia di transizione, alquanto semplice, per ogni diapositiva.
Come ormai chiaro, l’impatto sul pubblico è da tenere sempre in considerazione, in ogni scelta fatta. Per questo motivo sarebbe preferibile limitarsi a una sola idea per slide. Si riduce enormemente il rischio di creare confusione e danneggiare tutti i temi trattati in così poco spazio.
Ricordiamo, infine, come un buon lavoro svolto risulti fondamentale anche per quelli futuri. Non vi è motivo, infatti, di ricreare costantemente nuovi schemi per le proprie presentazioni PowerPoint. La base può essere salvata e riutilizzata, se l’effetto è stato gradito. Le varie aggiunte di testo, immagini, grafiti e temi renderanno ogni lavoro unico. La struttura di fondo, però, può essere replicata in toto, riducendo i tempi del proprio impiego.