Saper scrivere una mail corretta ma soprattutto efficace può fare la differenza nella propria comunicazione in ambito lavorativo. La propria impostazione fa tutta la differenza del caso e può generare fiducia nel proprio interlocutore, così come una certa forma di rispetto. Pensiamo alle mail che inviamo per rispondere a delle offerte di lavoro, magari quando si hanno 18 anni e un diploma fresco in tasca. Sbagliare in quel caso sarebbe alquanto grave. Non si condanna nessuno per una mail errata, sia chiaro, ma avere i mezzi per conoscere a fondo questo strumento è di fondamentale importanza. Scopriamo, quindi, come stare alla larga dagli errori più comuni e in che modo scrivere un messaggio di posta elettronica che possa reputarsi perfetto.
Come scrivere una mail perfetta
Iniziamo col dire che vi sono due tipologie di comunicazione in questo ambito. La prima è quella tra colleghi. In molte aziende, infatti, i dialoghi interni passano attraverso la posta elettronica, al fine di garantire una prova tangibile delle indicazioni date, che non si poggi su app di messaggistica di vario genere, come Whatsapp o Telegram.
Il concetto, di base, è però lo stesso. Si tratta di messaggi privati, nella maggior parte dei casi, per richiedere qualcosa o indicare un dato compito da svolgere. La frettolosità è spesso sovrana nella composizione di queste comunicazioni. Lo stile può risultare spesso rozzo, la punteggiatura ridotta all’osso e qualche errore di battitura è sempre in agguato dietro l’angolo. Messaggi del genere non vengono riletti e controllati. Ciò che conta è far arrivare il senso ultimo della richiesta.
Dall’altra parte, invece, vi sono lei mail formali, che possono essere interne all’azienda, come quelle precedenti, ma di tutt’altro tono e spessore. Possono poi essere esterne, il che richiede uno studio ancor più approfondito, dal momento che devono avere in sé una dote cruciale: quella di ispirare una risposta.
Ogni singolo giorno, infatti, milioni di mail vengono ignorate, cestinate, inoltrate ad altri e così via. Proviamo a capire come rientrare in quella percentuale che spinge gli altri a cliccare, leggere e soprattutto rispondere.
Tempo e rispetto per scrivere una mail
Scrivere una mail frettolosa, con qualche errore, concetti espressi in maniera zoppicante, può a stento essere accettabile in una comunicazione tra colleghi. Operare in questo modo quando si dovrebbe inviare un messaggio formale, invece, è una sorta di suicidio professionale. Chi non investe il proprio tempo per scrivere una buona, ottima o perfetta mail, non ha alcun diritto d’aspettarsi che il ricevente impieghi il proprio tempo per rispondere affatto o in tempi rapidi.
Offrire il proprio tempo è una forma di rispetto e questo è cruciale. Rispettare gli altri riguarda però soprattutto il contenuto dei propri messaggi. Proporre dei saluti standard e corretti, fintamente cordiali, per poi insinuare colpe o lanciare accuse velate, nascoste da un falso perbenismo, è ciò che spingerà gli altri a non avere più fiducia in te, creando un malsano rapporto lavorativo. Poco conta chi sia all’apice della scala gerarchica. Il rispetto è dovuto, così come la precisione.
A partire dall’oggetto, utile a comprendere l’argomento trattato e fondamentale per ritrovare quella data mail in seguito, dovesse essere utile. Precisione nella stesura, come detto, il che vuol dire correzione grammaticale, a partire dalla punteggiatura, verifica di quanto scritto a caccia di errori, e suddivisione in paragrafi, per quelle mail eccessivamente lunghe ma necessarie, al fine di non "spaventare" l’interlocutore con un blocco massiccio di testo che pare indecifrabile nei primi secondi dall’apertura del messaggio.
L’importanza dell’oggetto di una mail
Il primo obiettivo nello scrivere una mail è quello di rendere comprensibile il messaggio inviato al proprio destinatario, al fine che possa rispondere in maniera adeguata, avendo un’idea chiara e completa dei concetti che sono stati espressi.
Partiamo quindi dall’oggetto, spesso bistrattato, trattato come una nota fastidiosa da aggiungere al termine della scrittura, quando in realtà è fondamentale. Ignorare il primo elemento che il destinatario leggerà è un grave errore. Tutti abbiamo ricevuto quelle mail in ambito lavorativo con oggetti del tipo: "Urgente" o anche "Leggi subito". Ciò che provano è una sensazione di generale fastidio e null’altro. La risposta a messaggi del genere sarà sbrigativa e, alla lunga, il rapporto tra le parti si logorerà. Non tutto a causa dell’oggetto, sia chiaro, ma è ciò che esso rappresenta.
Occorre essere diretti e semplici nella scelta. L’obiettivo è informare attraverso queste poche parole, risultando nel migliore dei casi persuasivo. Risultare efficaci in questa pratica è ciò che spingerà un destinatario esterno al proprio ambito di lavoro ad aprire la mail, leggerla e interessarsi al contenuto. Oltre a riassumere il topic del messaggio, occorre pensare alla facilità di ritrovare questa comunicazione in futuro, nella confusione generale di una classica casella di posta elettronica. Usare le giuste parole chiave è un’arte da apprendere in fretta.
Alcuni temono di dilungarsi troppo nell’oggetto. In fondo vi è il corpo della mail a spiegare nel dettaglio tutto ciò che vogliamo dire. Sbagliato! La mail è utile ad approfondire ma l’argomento va trattato in un sunto ben studiato proprio nell’oggetto. Usare un’unica parola è un errore comune. Se il mio oggetto è "Appuntamento", per fare un esempio, il lettore non avrà la minima idea di come ritrovare il messaggio in seguito e sarà costretto ad aprire e leggere tutto con molta attenzione prima di comprendere di cosa si stia parlando. Optare per Appuntamento venerdì 9 dicembre, con l’aggiunta del topic dell’incontro, è decisamente una versione migliorata e accettabile.
Scrivere una mail: errori da evitare
Il primo grande segreto per scrivere una mail perfetta, evitando gli errori più comuni, è l’attenzione. Essere concentrati su quanto si sta facendo è cruciale. Un messaggio Whatsapp si scrive in fretta, senza pensarci troppo, una mail deve avere la stessa attenzione di un testo argomentativo. Di seguito riportiamo i cinque errori più comuni da evitare a ogni costo.
Mail senza oggetto
Una mail priva di oggetto può essere scartata a priori. Occorre capire come si tratti di un biglietto di presentazione. Ciò che l’altro utente vede è la data, il nome del mittente e l’oggetto. A meno che quel nome non basti di per sé a spingere gli altri a interessarsi a ciò che si ha da dire, avrete bisogno di un oggetto convincente.
Riceviamo ogni giorno un numero imbarazzante di mail, utili o meno. Così come noi siamo infastiditi da questa mole di posta elettronica, possiamo facilmente ipotizzare lo siano anche gli altri. Per questa ragione l’attenzione è primaria nella stesura. Non rendiamo facile e quasi automatico il gesto di cestinare il nostro messaggio.
Attenzione alle immagini
Se aggiungiamo un’immagine al corpo della mail è perché ve ne è bisogno. Occorre quindi assicurarsi che l’inserimento avvenga in maniera corretta. Importante che la dimensione del file sia ridotta, al fine di non inviare una mail che abbia un peso eccessivo, richiedendo quindi molto tempo per scaricarla. Ciò ha senso soltanto se la mail in sé è nata con l’intento di inviare un "grande file".
Addossate sul destinatario la necessità di un download lento soltanto se lui è consapevole che ciò debba accadere. Se invece il problema è insito in un tentativo di impressionare l’altro con un’immagine o un file di qualsiasi genere di elevata qualità, l’effetto ottenuto potrebbe essere opposto. Per questo motivo, prima di cliccare sul tasto invia si consiglia di rivedere gli allegati, controllandone le dimensioni. Qualora si debbano inviare decine di mega, poi, usare servizi come WeTransfer potrebbe essere la via ideale.
Addio al maiuscolo
Dobbiamo sempre ricordare come scrivere in maiuscolo equivalga online a urlare. Optare per il caps lock vuol dire presentarsi in maniera fastidiosa. Molto spesso si usa questa tecnica per evidenziare l’importanza di un elemento nel corpo del messaggio, quasi a presupporre che l’altro l’avrebbe ignorato, commettendo poi un errore. Tutto ciò non rientra nel generale rispetto verso l’altro di cui abbiamo parlato.
Evitare parole spam
Se il concetto è cruciale, la scelta delle parole utilizzate per esprimerlo è altrettanto importante. Vi sono dei termini che la nostra mente rimanda ormai automaticamente allo spam ma, al di là del possibile fastidio generato nel lettore, esistono dei sistemi anti-spam che lavorano in automatico.
Abusare di parole come gratis, compra, acquista, offerta e altro, può far precipitare il punteggio qualità che questi programmi mettono in atto, aumentando le chance di non arrivare mai nella posta in entrata del destinatario. È il rischio maggiore che corrono le newsletter, ad esempio, la cui stesura è un’arte vera e propria. Per questo motivo la mail dovrebbe essere riletta e, in generale, pulita, con meno immagini, script e link possibili.
Il tono delle mail formali
Si deve sempre distinguere tra mail formali e informali, gestendo il linguaggio a seconda di tale tipologia. Mescolare questi due mondi è un errore da non commettere, aggiungendo ad esempio battute e un velo d’ironia a una comunicazione ufficiale, che richiede tutt’altra impostazione.
L’essenzialità è la propria arma vincente in questi casi. Ci sarà tempo nel mondo reale per far colpo. Un tale atteggiamento può essere giustificato solo se esiste un rapporto intimo tra gli interlocutori.
Scrivere una mail: lo schema da seguire
Dobbiamo tenere a mente tre elementi chiave quando iniziamo la scrittura di una mail:
- quale messaggio vogliamo trasmettere
- chi è e che ruolo riveste il destinatario che intendiamo raggiungere
- quale azione speriamo di scatenare nell’interlocutore
Ignorare questi passaggi ha come risultato la creazione di una forma di comunicazione dubbia e fuorviante. A ciò possiamo aggiungere, poi, una generale attenzione al tono. Questo non è decifrabile al meglio in un testo scritto. Evitiamo, quindi, di incappare in possibili fraintendimenti.