Come fare una relazione: consigli, regole ed esempi

In ambito scolastico e lavorativo è molto comune doversi cimentare con la stesura di una relazione. Quando facciamo riferimento a questa tipologia, ci riferiamo a un testo corposo, ben articolato e strutturato. Differenti possono essere le sue finalità, a seconda della tematica trattata e soprattutto del destinatario.

Per quanto si richieda un gran numero di parole, è fondamentale conservare il controllo sull’intera produzione, al fine di evitare discordanze tra differenti sezioni, essendo certi di dividere il tutto in micro sezioni autonome, di senso compiuto e non troppo estese, così da facilitare la fruizione da parte del lettore. Per quanto concerne la facilità d’analisi da parte dell’utente, è importante sapersi muovere in maniera agile attraverso differenti registri, così da tenere alta l’attenzione e l’interesse, evitando di risultare piatti nell’esposizione.

Cos’è una relazione

L’aspetto di una relazione varia in base alla sua finalità. Ciò che invece non muta è la necessità che il testo sia obiettivo, chiaro e completo. Elementi che consentono di raggiungere un livello di completezza d’analisi tale da offrire un documento inattaccabile, che possa esprimere in maniera esaustiva ogni aspetto previsto.

Le capacità espositive e informative sono cruciali per la scrittura di una relazione. Può però trovare spazio, a tratti e in maniera misurata, anche una forma di comunicazione persuasiva. Ciò perché non è e da escludere che il testo redatto abbia tra i propri obiettivi quello di influenzare una decisione. Basti pensare al resoconto di una ricerca, ad esempio.

Ciò che è certo è la necessaria esclusione di tutto ciò che risulti essere soggettivo. Le opinioni personali non hanno motivo d’essere incluse in una relazione, che deve far parlare i fatti, presentati in maniera convincente ed esaustiva. Non occorre mai scadere nello storytelling. Non si sta raccontando una storia ma, in maniera scientifica, si offre un resoconto, precisando quali sono le fonti alla base di tutto ciò. In maniera simile a un articolo, però, si ha l’interesse a fornire una struttura che riesca a porre tutto in connessione, così da rendere anche più scorrevole la lettura e semplice la comprensione.

Esempi di relazione

Non vi è dubbio in merito al fatto che uno dei campi in cui le relazioni trovano maggiormente spazio è quello medico-scientifico. In tale ambito è molto importante perchè consente di riferire in merito ai risultati di un esperimento, uno studio e non solo, esprimendo dettagli su eventuali soluzioni a problematiche di vario genere.

Si scrivono relazioni di continuo e in differenti ambiti. Basti pensare alla politica, dove a livello amministrativo e burocratico si ha spesso bisogno di analisi dettagliate di questo genere. Spazio anche nel mondo della comunicazione. Una tale diffusione è dovuta alla grande versatilità di questa forma di testo.

Ritenere che le relazioni appartengano in maniera esclusiva al tempo moderno sarebbe un grave errore. Possiamo ancora oggi analizzare i testi di Niccolò Machiavelli, per proporre un esempio illustre, che analizzò nel dettaglio aspetti dei suoi soggiorni in Francia e Germania. Nel corso dei decenni e secoli, ovviamente, le forme sono mutate e oggi si può parlare di una sorta di fluidità, considerando quante tipologie differenti esistano. Proviamo a proporne alcune:

• Relazione tecnica: documento che mira a definire un’opera specifica, scendendo nel dettaglio di procedure e specifiche tecniche, adattandosi a ogni tipologia di ambito lavorativo;
• Relazione finanziaria: un tipo di documento generalmente allegato al bilancio. Al suo interno vi sono le informazioni chiave per la comprensione delle condizioni in cui versa una società, positive o negative che siano, dai ricavi ai costi, fino agli investimenti. Vi sono indicazioni su obiettivi raggiunti, rischi attuali e futuri, dunque potenziali, attività di ricerca e molto altro;
• Relazione accademica: le tipologie in questo caso sono svariate, ma tutte connesse all’ambito universitario. Documenti che si legano a determinati elementi e operazioni della vita dell’ateneo;
• Relazione di un libro: nell’ambito della carriera da studente, dalle medie all’Università, passando per il liceo, tutti hanno dovuto svolgere almeno una relazione in merito a un libro assegnato. Si tratta di un documento che deve contenere l’analisi degli elementi chiave del testo in questione, sia questo un saggio, un romanzo o rientri in un’altra categoria editoriale.

Come scrivere una relazione

Diamo uno sguardo, finalmente, all’aspetto pratico, ovvero a come impostare una relazione adeguata, convincente e, soprattutto, completa in ogni suo aspetto. Si consigli adi partire da un documento contenente appunti relativi allo scopo ultimo del file che si andrà a creare, così come al destinatario finale. Individuato ciò, si può quindi strutturare uno schema, così da avere dei parametri ben precisi per organizzare il ragionamento che verrà messo nero su bianco.

Avere una struttura dinanzi a sé aiuta a individuare le informazioni chiave in proprio possesso, da sviluppare in seguito. Questo documento iniziare non è altro che una bozza rudimentale che non verrà mai pubblicata. La sua importanza risiede tutta nel riuscire a mettere ordine nella mente dello scrivente, ed è un passaggio cruciale da non sottovalutare.

I passaggi chiave di una relazione

• Analisi approfondita della procedura da sviluppare in base alla tipologia di relazione assegnata. Ciò vuol dire avere ben chiaro in mente di quali materiali si ha bisogno e, dunque, un’analisi di quelli già in proprio possesso e quelli mancanti. Attenzione va riposta sulla struttura che si intende dare al tutto, così come alla gestione delle fonti e al mondo in cui andranno categorizzate;
• Prima di procedere con la scrittura è necessario avere tutto ciò di cui si ha davvero bisogno. Occorre quindi dare il via alla ricerca delle informazioni ancora mancanti, scandagliando dati, ricerche, articoli e altro ancora. Nella maggior parte dei casi si dovrà poi operare una scrematura;
• La struttura della relazione varia a seconda della tipologia della stessa, dunque del settore e del destinatario. Questo schema si sviluppa diversamente, da caso a caso, anche se lo scheletro vero e proprio resta quasi sempre identico, con sommario, riassunto dei contenuti presenti, introduzione all’argomento trattato, riferimenti sfruttati, risultati in evidenza, conclusioni raggiunte e fonti bibliografiche. Occorre ragionare a fondo sulle sezioni e sottosezioni da creare, al fine di esporre al meglio il materiale raccolto e rielaborato, favorendo al tempo stesso la lettura. Da considerare anche la lunghezza della relazione e lo stile espositivo. A seconda del pubblico, infatti, si potrà essere più o meno formali;
• Alcuni trovano utile realizzare una bozza della relazione, ma la questione è puramente soggettiva. Molti, infatti, preferiscono iniziare il lavoro vero e proprio, ritenendo ciò una sorta di procrastinazione. Risulta però spesso molto utile iniziare a scrivere i titoli delle sezioni che si vorrebbero creare, perché il documento prende di fatto forma, almeno mentalmente, nella sua interezza. Si ha un’idea generale, seppur virtuale, di cosa verrà sviluppato. Oltre ai titoli, anche poche righe in relazione agli argomenti, così da completare le varie sezioni e avere dinanzi a sé, una sorta di anteprima in miniatura del file completo;
• Importante studiare a fondo la fase relativa alle conclusioni. Si può dire che questa sezione offra una sorta di riassunto dell’analisi approfondita precedente. Ciò vuol dire che in nessun caso si potrà introdurre qualche nuovo elemento. Andrebbe infatti a generare confusione e soprattutto non avrebbe il vantaggio d’essere seguito da un’adeguata dimostrazione. Diventerebbe un fatto da accettare in quanto tale, senza una giustificazione oggettiva;
• Per quanto possa sembrare sorprendente, il sommario non è la prima cosa che si scrive. La sua posizione è in alto, dopo il titolo, eppure questa sezione va completata alla fine, quando si ha un’idea realmente completa del lavoro svolto;
• Nella bibliografia vanno inserire assolutamente tutte le fonti utilizzate, catalogando libri, documenti, articoli e altro ancora;
• La revisione finale avviene attraverso due documenti. Da una parte vi è quello completo, da inviare o stampare. Dall’altra, invece, vi è quella bozza preparata in origine, così da essere certi d’aver toccato tutti i punti necessari.

Consigli utili

In conclusione, forniamo alcune indicazioni da seguire senza alcun dubbio, al fine di favorire una scrittura concreta e ragionata, stando alla larga da qualsiasi forma di creatività, che non appartiene a questa tipologia di documento:

• linguaggio lineare, pulito e formale, anche se sarebbe preferibile non eccedere sotto questo aspetto, con il rischio di risultare un po’ "ingessati". Si consigliano inoltre frasi brevi:
• una relazione deve avere al suo interno unicamente fatti, ovvero elementi che all’occorrenza possono essere provati. In alcun modo ipotesi e supposizioni possono trovare spazio in questo tipo di scritto;
• generalmente si preferisce fare a meno di forme passive;
• all’interno di una relazione è molto comune l’uso di terminologie specialistiche. Basti pensare al campo medico, ad esempio. Di fondamentale importanza ricordare come il lettore non sia tenuto a comprendere del tutto, o anche in minima parte per quanto lo riguarda, tale vocabolario. Ciò comporta la necessità di spiegare ogni termine specialistico adoperato, al fine di evitare qualsiasi possibile confusione;
• abbiamo spiegato come non vi sia spazio per la creatività. Ciò vuol dire anche non avere la necessità di impressionare il lettore con un certo stile espositivo. Mai avere paura di adottare un preciso schema, esplicando un concetto per volta ed evitando assolutamente che due vadano a sovrapporsi.